Komplikované mzdové výpočty bez chyb a omylů 2021

Input:

Cestovní náhrady

2.8.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

401
Cestovní náhrady

Ing. Karel Janoušek

Vymezení pojmů

Právní úprava:

  • Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

    • hlava I – Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce (§ 151 až 155)

    • hlava II – Poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP (viz § 156 až 172)

    • hlava III – Poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 (viz § 173 až 181)

    • hlava IV – Společná ustanovení o cestovních náhradách (§ 182 až 189)

    • § 4a odst. 1, 2 – odchylná úprava práv a povinností

    • § 4a odst. 4 – vzdání se práva

    • § 16 – zákaz diskriminace

    • § 34 – pracovní smlouva

    • § 34a – pravidelné pracoviště

    • § 42 – pracovní cesta

    • § 43 – přeložení

    • § 43a – dočasné přidělení

    • § 75 – dohoda o provedení práce

    • § 76 – dohoda o pracovní činnosti

    • § 81 – rozvržení pracovní doby

    • § 93 – práce přesčas

    • § 103 – povinnosti zaměstnavatele

    • § 106 – práva zaměstnance

    • § 109 odst. 3 – vymezení zaměstnavatelů

    • § 210 – překážky v práci při pracovní cestě

    • § 227 až 235 – odborný rozvoj zaměstnanců

    • § 265 – obecná povinnost zaměstnavatele nahradit škodu (např. na vozidle)

    • § 305 – vnitřní předpis

    • § 346c – kdy zaměstnanec nemůže zprostit zaměstnavatele povinnosti poskytnout mu cestovní náhrady:

  • Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP), zejména:

    • § 6 odst. 7 písm. a) – zdanění cestovních náhrad u zaměstnance

    • § 24 odst. 2 písm. zh) – daňově uznatelné cestovní náhrady

  • Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZPSZ), zejména:

    • § 5 – vyměřovací základ

  • Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZPVZP), zejména:

    • § 3 – vyměřovací základ

  • Vyhláška č. 510/2020 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2021

  • Vyhláška č. 589/2020 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad

Cestovní náhrady jsou náhrady výdajů, které zaměstnanci vzniknou při:

  1. pracovní cestě,
  2. cestě mimo místo pravidelného pracoviště,
  3. mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
  4. přeložení,
  5. dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli,
  6. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
  7. výkonu práce v zahraničí.

Jde o náhrady jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (tuzemské a zahraniční stravné), nutných vedlejších výdajů, příp. rozhodne-li o tom zaměstnavatel, také kapesného při zahraniční pracovní cestě. S výjimkou stravného a kapesného musí jít o výdaje prokázané hodnověrným dokladem. Výjimky z nezbytnosti prokázání příslušného výdaje dokladem jsou uvedeny v § 157 odst. 2 ZP, § 158 odst. 3, § 159 odst. 2, § 164, § 167 a § 185 ZP.

Náhrady výdajů, které zaměstnanci vzniknou při uvedených cestách, je zaměstnavatel zaměstnanci povinen poskytnout v rozsahu a za podmínek uvedených v § 151 až 189 ZP. Na rozdíl od zaměstnavatele, který je uveden v hlavě III části sedmé zákoníku práce (dále jen „příspěvková sféra”), může zaměstnavatel uvedený v hlavě II části sedmé zákoníku práce (dále jen „podnikatelská sféra”) poskytnout zaměstnanci i jiné náhrady a také náhrady vyšší než jsou v zákoníku práce uvedeny.

Za zaměstnavatele, uvedené v hlavě III, jsou s odkazem na § 109 odst. 3 označeni tito zaměstnavatelé:

  1. stát,
  2. územní samosprávný celek,
  3. státní fond,
  4. příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů,
  5. školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona,
  6. regionální rada soudržnosti.

Uplatnění těchto náhrad poskytnutých zaměstnavatelem zaměstnancům, či jiným osobám, jako výdaje (nákladu) na dosažení, zajištění a udržení příjmů, řeší zákon o daních z příjmů, a to v ustanovení § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Protože v tomto ustanovení není pro podnikatelskou sféru uveden žádný limit, jsou v podnikatelské sféře všechny cestovní náhrady poskytnuté zaměstnancům v souladu s § 152 ZP daňově uznatelné v neomezené výši. V takovém případě však je zaměstnavatel povinen postupovat také podle ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP a rozdíl proti náhradám, které přísluší nebo může poskytnout zaměstnavatel v příspěvkové sféře svým zaměstnancům, musí u zaměstnance zahrnout mezi příjmy zdaňované podle § 6 ZDP. Stejná částka také vstupuje do vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a do vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti.

Ve smyslu zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel cestovní náhrady svým zaměstnancům, může je poskytovat osobám, se kterými je sjednána dohoda o pracovní činnosti anebo dohoda o provedení práce a dále osobám uvedeným v § 188 odst. 4 ZP a osobám, o kterých to stanoví zvláštní předpis (např. § 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, v platném znění, § 15 a § 83 zákona č. 111/1998 Sb., zákon o vysokých školách, v platném znění).

Vzhledem k tomu, že podle § 6 odst. 1 písm. b) až c) ZDP jsou např. příjmy společníků společností s r. o., komanditistů k. s., a členů orgánů právnických osob (tj. např. také jednatelů spol. s r. o.) v souvislosti s výkonem příslušné funkce považovány za příjmy ze závislé činnosti, jsou cestovní náhrady poskytnuté těmto osobám stejně jako zaměstnancům příslušné právnické osoby, daňově uznatelným nákladem příslušné právnické osoby. Podle pokynu Generálního finančního ředitelství D-22 k ZDP se však za pracovní cesty těchto osob nepovažují cesty do sídla dané právnické osoby.

Pracovní cesta

Definice pracovní cesty je uvedena v § 42 ZP, a to jako časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Podle § 156 odst. 2 se pro účely poskytování cestovních náhrad za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Vždy musí samozřejmě jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 ZP.

Z uvedeného je zřejmé, že z hlediska cestovních náhrad má mimořádný význam provádění výkonu práce, tj. účel cesty, sjednané místo výkonu práce a místo pravidelného pracoviště. Cesta, která neodpovídá výše uvedenému, není cesta pracovní. Pracovní cestou tak v zásadě není cesta zaměstnance z místa bydliště anebo pobytu do místa pravidelného pracoviště a naopak, protože takovéto cesty jsou soukromou záležitostí každé osoby. Výjimkou jsou mimořádné cesty související s výkonem práce na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn zaměstnance.

Místo výkonu práce a pravidelného pracoviště

Podle ustanovení § 34 odst. 1 ZP musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. Místo výkonu práce může být, ve smyslu § 34 odst. 1 ZP, sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec. Může jít i o místo sjednané šířeji. Má-li zaměstnavatel více pracovišť (provozoven, poboček apod.), bude zpravidla vhodné sjednat se zaměstnancem jako místo výkonu práce všechna pracoviště, protože pak nebude třeba souhlasu zaměstnance s vysláním k výkonu práce na příslušné pracoviště (viz § 42 odst. 1 ZP). Jestli zaměstnanci budou anebo nebudou příslušet cestovní náhrady, bude záležet na tom zda, příp. jak je s ním sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Není-li v pracovní smlouvě místo pravidelného pracoviště se zaměstnancem sjednáno, postupuje se při jeho určení pro účely cestovních náhrad podle § 34a ZP. Je potřeba mít na paměti, že cestovní náhrady nepřísluší zaměstnanci jen za pracovní cestu definovanou v § 42 ZP, ale také za cestu mimo místo pravidelného pracoviště, i když toto místo je v oblasti šířeji sjednaného místa výkonu práce, a v některých případech i na pravidelné pracoviště (viz § 152 a § 156 odst. 2 ZP). Pokud tedy místo pravidelného pracoviště sjednáno v pracovní smlouvě není, pak podle § 34a ZP, je v případě:

  1. místa výkonu práce sjednaného jako konkrétní místo nebo více konkrétních míst v jedné obci, část obce či obec, pravidelným pracovištěm sjednané místo výkonu práce, tj. příslušné
    • konkrétní místo,

    • všechna konkrétní místa výkonu práce v dané obci,

    • část obce nebo

    • obec,

  2. místa výkonu práce sjednaného šířeji než obec (např. konkrétní místa ve více obcích, více obcí, kraj), pravidelným pracovištěm obec, kde nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce, tj. zpravidla
    • obec bydliště zaměstnance,

    • obec sídla firmy, příp.

    • jiná obec.

Jak již bylo uvedeno výše, přísluší zaměstnanci cestovní náhrady vždy, když byl vyslán zaměstnavatelem vykonat práci sjednanou v pracovní smlouvě, a to při cestě:

  • mimo sjednané místo výkonu práce,

  • mimo místo pravidelného pracoviště a

  • v některých případech na pravidelné pracoviště.

Místem nástupu na takovou pracovní cestu nebo i místem ukončení této cesty může být pravidelné pracoviště zaměstnance, jeho bydliště či místo pobytu anebo jiné, zaměstnavatelem před nástupem na uvedenou cestu konkrétně určené místo.

Příklad č. 1

Naše firma má sídlo v Brně a působnost v celém kraji. Vzhledem k tomu je sjednáno se zaměstnanci místo výkonu práce Jihomoravský kraj. Pravidelné pracoviště sjednáno se zaměstnanci není. Při výkonu práce v Jihomoravském kraji zaměstnancům nevyplácíme cestovní náhrady. Je tento postup správný?

Cestovní náhrady zaměstnanci přísluší nejen při pracovní cestě podle § 42 ZP, ale také při jeho cestě mimo místo pravidelného pracoviště. Zaměstnanci sice při cestách po Jihomoravském kraji nebudou v uvedeném případě na pracovní cestě definované v § 42 ZP, tj. na cestě za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce (místem výkonu práce je Jihomoravský kraj), ale budou zpravidla na cestě mimo pravidelné pracoviště. Pravidelným pracovištěm totiž v předmětném případě (není-li sjednáno v pracovní smlouvě) je obec nejčastějších začátků jejich cest za účelem výkonu práce, tj. zřejmě buď Brno, nebo obec bydliště zaměstnance.

Mimořádná cesta na pravidelné pracoviště k výkonu práce mimo rozvrh směn

Kromě uvedených případů přísluší zaměstnanci cestovní náhrady také v případě, kdy jde o výkon práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce anebo v místě pravidelného pracoviště. Výkon práce mimo rozvrh směn je vždy mimořádným výkonem práce a proto i cesta k takovému výkonu práce je mimořádnou cestou. Takovýmito případy mimořádné cesty k výkonu práce mimo rozvrh směn mohou být např. případy výkonu práce při živelních pohromách či jiných mimořádných případech a různých neočekávaných situacích, při pohotovostní službě, při přesčasové práci, pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené práci přesčas musel zaměstnanec dopravit do místa výkonu práce či místa pravidelného pracoviště. Nejde např. o případy, kdy v rámci běžné pracovní směny vznikne potřeba pracovat déle. V tomto případě sice dochází k výkonu práce mimo rozvrh směn, ale samotná cesta do práce ani z práce nebyla vyvolána potřebou této mimořádné práce.

Je nutno zdůraznit, že cesty mezi místem bydliště či pobytu zaměstnance a v pracovní smlouvě sjednaným místem výkonu práce nebo místem pravidelného pracoviště jsou v zásadě vždy považovány za soukromé cesty zaměstnance, tj. za cesty, při kterých zaměstnanci žádné cestovní náhrady nepřísluší. Výjimkou jsou uvedené mimořádné případy a dále zvláštní případy uvedené v § 163 odst. 6 ZP, tj. pracovní cesty do místa bydliště, které je odlišné od místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Tyto cesty jsou popsány v části o stravném.

Průběh pracovní cesty

Na pracovní cestu může zaměstnance vyslat pouze jeho zaměstnavatel, a to po dohodě s ním. Takovýto souhlas může, ale nemusí být v pracovní smlouvě. Souhlas zaměstnance nemusí být ani písemný. Má se dokonce za to, že pokud zaměstnanec na pracovní cestu nastoupil, souhlasil s vysláním na tuto cestu. K vyslání na cestu mimo místo pravidelného pracoviště souhlasu zaměstnance není zapotřebí. Před vysláním na příslušnou cestu zaměstnavatel (nikoliv zaměstnanec) určuje podmínky jejího konání. Musí tak učinit i před cestami, které sice pracovními cestami podle § 42 ZP nejsou, ale pro účely cestovních náhrad se za takovéto cesty podle § 156 odst. 2 ZP považují.

Podle § 153 ZP musí zaměstnavatel předem písemně určit zejména:

  • dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

  • místo plnění pracovních úkolů,

  • způsob dopravy,

  • způsob ubytování,

  • příp. další podmínky.

Při stanovení podmínek konání příslušné pracovní cesty je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Obecné, pro všechny zaměstnance platné podmínky přitom mohou být uvedeny např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (směrnice, příkaz ředitele), specifické podmínky mohou být stanoveny příkazem k pracovní cestě, který může mít různou formu (např. tiskopis cestovní příkaz, příkaz k jízdě služebním vozidlem, zápis z porady apod.). Je pouze na zaměstnavateli jakou vhodnou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty a pro její vyúčtování zvolí. V řadě případů bude stačit např. vhodně upravená evidence docházky, při používání služebních vozidel vhodná kniha jízd či jiný záznam o provozu vozidla apod.

Jsou-li, vzhledem k okolnostem, práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel před pracovní cestou podmínky určit písemně. Pokud však přesto zaměstnanec na jejich písemném stanovení trvá, musí zaměstnavatel podmínky písemně stanovit, a to nejpozději před nástupem zaměstnance na tuto cestu. Zpravidla vždy je vhodné podmínky pracovní cesty stanovit písemně před cestou, a to na vhodném tiskopise cestovního příkazu.

Kromě uvedené doby a místa nástupu a ukončení cesty, místa plnění pracovních úkolů, způsobu dopravy a ubytování může zaměstnavatel nejpozději před pracovní cestou také v případě:

  1. tuzemské pracovní cesty
    • stanovit anebo sjednat konkrétní výši stravného v rámci rozpětí stanovených podle doby trvání pracovní cesty podle § 176 odst. 1 ZP (zaměstnavatel v podnikatelské sféře může stanovit stravné i vyšší),

    • stanovit nebo sjednat nižší procento snížení stravného při bezplatném poskytnutí jídla zaměstnanci na pracovní cestě (§ 163 odst. 2 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele v příspěvkové sféře),

  2. zahraniční pracovní cesty
    • snížit základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný rok vyhláškou MF až o 25 % (viz § 170 odst. 2 ZP), příp. je zvýšit (to se netýká zaměstnavatele v příspěvkové sféře),

    • stanovit nebo sjednat nižší procento snížení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí jídla zaměstnanci na pracovní cestě (§ 170 odst. 5 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele v příspěvkové sféře),

    • rozhodnout o poskytnutí kapesného (§ 180 ZP).

Zálohu na cestovní náhrady je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout až do předpokládané výše cestovních náhrad (§ 183 odst. 1 ZP). Může se však se zaměstnancem dohodnout, že mu záloha poskytnuta nebude. Také v případě, kdy zaměstnanec odjel na pracovní cestu bez zálohy, se má za to, že s neposkytnutím zálohy (mlčky) souhlasil.

Doba trvání pracovní cesty

Doba trvání pracovní cesty je doba od nástupu na pracovní cestu v určeném (konkrétním) místě, až do doby návratu z pracovní cesty do určeného místa ukončení pracovní cesty, vč. doby výkonu práce v místě výkonu práce. Tuto dobu stanoví zaměstnavatel jako čas předpokládaného zahájení pracovní cesty odchodem zaměstnance z určeného místa nástupu na pracovní cestu a předpokládané doby trvání pracovní cesty a času návratu z pracovní cesty do určeného místa ukončení pracovní cesty.

Pracovní cesty mohou mít různou dobu trvání – hodinu (i méně), či více hodin, anebo několik dnů, týdnů či měsíců. V průběhu kalendářního dne může být vykonáno i více pracovních cest. Pro účely cestovních náhrad a jejich daňového uplatnění je přitom důležité, aby pro výpočet výše náhrad byla dodržena zásada, podle které se každá pracovní cesta a každý kalendářní den trvání pracovní cesty posuzuje (zejména pro účely stravného), až na dále uvedené dvě výjimky, samostatně.

Způsob dopravy

Způsob dopravy je povinen zaměstnavatel určit před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Takovouto dopravou může být např. použití služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky příslušným pracovníkem, jakýkoliv dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy (místní hromadná doprava, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužba, jiný dopravní prostředek (kolo, sněžný skútr apod.). Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat (stačí ústně), aby jako dopravní prostředek použil např. své soukromé vozidlo, vozidlo, které má zaměstnanec od někoho vypůjčeno, vozidlo, které používá na základě smlouvy o výprose anebo které má zaměstnanec pronajato nebo si ho pořizuje formou leasingu. Zaměstnanec může pracovní cestu uskutečnit i pěšky.

Příklad č. 2

Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na cestu z Ostravy do Prahy určen autobus. Po obdržení cestovního příkazu, kde byl určený dopravní prostředek (autobus) uveden, požádal zaměstnanec zaměstnavatele, zda by mohl na uvedenou cestu použít vlak SC Pendolino. Zaměstnavatel zaměstnanci vyhověl a s použitím vlaku souhlasil. Může být zaměstnanci proplacena jízdenka vlakem, kterou při vyúčtování předložil?

V předmětném případě je nutno postupovat podle ustanovení § 157 odst. 2 ZP, ze kterého je jednoznačně zřejmé, že pokud zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než mu byl zaměstnavatelem k použití na pracovní cestě prvotně určen, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

I když tedy zaměstnanec předložil k vyúčtování jízdenky vlakem SC Pendolino, nemohou mu být proplaceny. Náhradu jízdních výdajů poskytne zaměstnavatel zaměstnanci ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě autobusem. Tuto cenu zjistí zaměstnavatel