On-line kurz Cestovní náhrady 2020

Input:

Vyslání na zahraniční pracovní cestu

1.1.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

501
Vyslání na zahraniční pracovní cestu

Ing. Karel Janoušek

Povinnosti zaměstnavatele před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu

Zahraniční pracovní cestou je podle § 154 ZP cesta konaná mimo území České republiky. Samozřejmě, že nejde o ledajakou cestu, ale o cestu ve smyslu § 42 ZP, tj. o časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce (viz také lekce č. 1).

Podmínky konání pracovní cesty, tj. i zahraniční pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, je podle § 153 ZP povinen určit písemně zaměstnavatel, a to nejpozději před nástupem zaměstnance na příslušnou cestu. Jde zejména o stanovení:

  • doby a místa nástupu a ukončení cesty,

  • místa plnění pracovních úkolů,

  • způsobu dopravy,

  • způsobu ubytování.

Kromě uvedených základních podmínek může zaměstnavatel v podnikatelské sféře nejpozději před zahraniční pracovní cestou:

  • upravit výši základní sazby zahraničního stravného podle § 170 odst. 2 ZP (zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře může postupovat podle § 179 odst. 2 ZP),

  • stanovit nebo sjednat procento snížení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí jídla zaměstnanci na pracovní cestě v zahraničí (§ 170 odst. 5 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře tak učinit nemůže, neboť povinný způsob snížení zahraničního stravného je pro zaměstnance v této sféře stanoven v § 179 odst. 3 a 4 ZP ),

  • rozhodnout o poskytnutí kapesného a stanovit jeho výši (nejlépe v procentech) ze zahraničního stravného (§ 180 ZP).

Tyto obecné, zpravidla pro všechny zaměstnance platné podmínky konání pracovních cest může zaměstnavatel stanovit ve vnitřním předpisu. Způsoby a postupy stanovení podmínek konání zahraniční pracovní cesty jsou stejné jako u tuzemské pracovní cesty (viz lekce č. 2).

Také před zahraniční pracovní cestou je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že mu záloha poskytnuta nebude (viz § 183 odst. 1 ZP). Tato záloha nemusí být nezbytně nutně poskytnuta v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Právě naopak, měla by být nejlépe poskytnuta v měně státu, kam byl zaměstnanec vykonat práci vyslán a kterou bude v příslušném státě k úhradám používat. Záloha však může být poskytnuta zaměstnanci v jakékoliv měně, která je v příslušném státě volně směnitelná.

Okamžik přechodu hranice

Při poskytování cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě se postupuje podle obdobných zásad jako v případě tuzemské pracovní cesty. Protože zpravidla každá zahraniční pracovní cesta má tuzemskou a zahraniční část, je pro vznik práva na náhrady vypočítávané v cizí měně podle § 154 ZP rozhodující doba přechodu státní hranice České republiky a při letecké přepravě doba odletu z České republiky a příletu do České republiky. Doba letu mezi letišti v tuzemsku je tak součástí tuzemské části příslušné zahraniční pracovní cesty.

Stanovit dobu přechodu státní hranice bývá někdy složité. Proto je vhodné využít např. při použití veřejné hromadné dopravy údaje z jízdního řádu, při použití letecké přepravy údaje z letového řádu apod. Při použití automobilové dopravy je přesné určení přechodu hranice, není-li použito zařízení s GPS, prakticky nemožné. V každém případě je však podle § 183 ZP a § 154 ZP povinností zaměstnance při vyúčtování pracovní cesty uvést skutečný čas přechodu státní hranice, nebo při použití letadla čas odletu (příletu) letadla, neboť jinak nelze např. určit správnou výši tuzemského a zahraničního stravného. V řadě případů bude zaměstnanec muset dobu přechodu státní hranice odhadnout.

Z ustanovení zákoníku práce, která upravují výpočet výše zahraničního stravného (viz lekce 6), je zřejmé, že v případě, kdy zaměstnanec byl v průběhu kalendářního dne ve více než jednom cizím státě, musí také zjistit a zaměstnavateli při vyúčtování cestovních náhrad oznámit okamžik přechodu hranic mezi těmito státy. V zákoníku práce sice není uvedeno, jak se přitom postupuje, nebylo by však logické, aby byl použit jiný způsob než při stanovení doby přechodu hranic České republiky.

Zákoník práce také neřeší, jak se posuzuje okamžik přechodu státních hranic při použití lodě (trajektu). Protože je v tomto případě prakticky nemožné zjistit okamžik přeplutí státní hranice lodí na moři, doporučuji postupovat obdobně jako v případě použití letadla, tj. za rozhodnou dobu přechodu hranice považovat čas vyplutí lodi z přístavu a při cestě zpět připlutí do přístavu.

Náhrady poskytované při zahraničních pracovních cestách, pracovněprávní a daňové aspekty – 1. část

Ve smyslu § 166 odst. 1 ZP práce přísluší zaměstnanci, který uskutečnil zahraniční pracovní cestu:

  • náhrada prokázaných jízdních výdajů,

  • náhrada prokázaných jízdních výdajů k návštěvě rodiny,

  • náhrada prokázaných výdajů za ubytování,

  • stravné za tuzemskou část této cesty,

  • zahraniční stravné,

  • náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů.

Kromě toho zaměstnavatel může (ale nemusí) poskytnout zaměstnanci další náhrady, např.:

  • kapesné,

  • jiné a vyšší náhrady (jen zaměstnancům v podnikatelské sféře).

Náhrada jízdních výdajů

Obdobně jako při tuzemské pracovní cestě příslušní zaměstnanci náhrada jízdních výdajů za