On-line kurz - Rok ve mzdové účtárně 2020

Input:

Povinnosti při trvání pracovního poměru

1.4.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

301
Povinnosti při trvání pracovního poměru

Ing. Růžena Klímová

Mzdový list, jeho náležitosti a vyplňování


Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému poplatníkovi založen mzdový list. Znamená to, že i pro zaměstnance na dohodu o provedení práce trvající jen několik hodin, musí být založen mzdový list. Povinné náležitosti mzdového listu stanoví v § 38j zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (ZDP). Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákon č. 582/1991 Sb., a zákon č. 589/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů), zdravotní pojištění (zákon č. 592/1992 Sb. a zákon č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) a výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely (§ 351 a násl. ZP).

Mzdový list musí obsahovat:

  1. poplatníkovo jméno a příjmení, včetně všech dřívějších příjmení;
  2. rodné číslo, a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem [kódy států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003, zaměstnavatelům jsou k dispozici na adrese: www.mfcr.cz];
  3. bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
  4. jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje nárok pro snížení daně, slevu na dani podle § 35ba ZDP a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15 ZDP, částek slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání; u zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování uplatní slevu na dani na manželku/a, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a;
  5. vstup zaměstnance do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice (den ukončení zaměstnání u plátce),
  6. za každý kalendářní měsíc:
    1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
    2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
    3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
    4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
    5. povinné pojistné z úhrnu zúčtovaných mezd uvedených v bodě 1,
    6. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
    7. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c,
    8. skutečně sraženou zálohu.
    9. kladný rozdíl mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění, který podléhá solidárnímu zvýšení zálohy daně,
  7. součet všech údajů za zdaňovací období uvedených pod písmenem f);
  8. údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění (mzdový list za rok 2018 má obsahovat roční zúčtování za rok 2017 – provádí se v únoru nebo březnu 2018).

Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem.

Další náležitosti:

  • pro výpočet dávek nemocenského pojištění je nutné evidovat jednotlivé složky započitatelného příjmu pro stanovení dávek a další údaje uvedené v § 95 ZNP, pro odvod pojistného na sociální zabezpečení je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a jeho výši pojistného hrazeného zaměstnancem;

  • pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a jeho výši pojistného hrazeného zaměstnancem a název zdravotní pojišťovny, v níž je zaměstnanec registrován;

  • pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích;

  • nárok zaměstnance na dovolenou, čerpání dovolené, zůstatek dovolené.

Mzdový list s předepsanými náležitostmi musí organizace vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností, žáků a učňů, kteří vykonávají praktický výcvik a dostávají odměnu, likvidátorů, prokuristů s příjmem dle § 6 ZDP, členů orgánů právnických osob apod.

Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné vést v průběhu roku údaje uvedené pod písmeny a) až d) odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel zaměstnanců.

Mzdový list musí organizace archivovat po dobu 30 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.). U pracujících starobních důchodců činí archivační doba mzdových listů 10 let.

Zaměstnavatel je dále povinen podle § 95 ZNP vést evidenci o svých zaměstnancích, která musí obsahovat tyto údaje:

  1. jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec účasten pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky;
  2. výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu;
  3. výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová (výplatní) období;
  4. dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, které spadají do doby zaměstnání, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu poskytování dlouhodobé péče, dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného a dlouhodobého ošetřovného;
  5. neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části;
  6. záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní, invalidní důchod prvního nebo druhého nebo třetího stupně invalidity, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu;
  7. předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení;
  8. výši vyměřovacího základu pro pojistné;
  9. název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn;
  10. nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho pojištění v cizině.



Povinnosti mzdové účetní při trvání pracovního poměru a při ukončení měsíce


Veškeré změny, které nastávají za trvání pracovněprávního vztahu, je nutné provádět předepsanou formou, zpravidla písemně s uvedením data jejich účinnosti. K povinnostem mzdové účetní patří:

  1. Ve výplatní den provést výplatu mezd zaměstnancům spolu s předáním písemného dokladu zaměstnanci, který obsahuje údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách - tzv. výplatní páska. Je-li mzda zasílána na účet, je nutné vnímat skutečnosti, na základě nichž tak zaměstnavatel koná. Pokud se jedná o