Cestovní náhrady ve vnitřním předpise a kolektivní smlouvě

1.1.2022, Ing. Karel Janoušek, Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 25 minut

1001
Cestovní náhrady ve vnitřním předpise a kolektivní smlouvě

Ing. Karel Janoušek

NahoruÚprava cestovních náhrad ve vnitřním firemním předpisu

Za vnitřní předpis zaměstnavatele lze považovat vnitřní směrnici, opatření, příkaz ředitele apod. O jejich znění rozhodne zaměstnavatel podle svých podmínek, nesmí však být v rozporu se zákoníkem práce, příp. jinými předpisy. Takový vnitřní předpis by měl v případě cestovních náhrad obsahovat, kromě základních obecných náležitostí, zejména:

koho se týká,
kdo vysílá zaměstnance na pracovní cestu,
kdo a jak určuje podmínky konání pracovní cesty, zda a jaké se k tomu případně používají tiskopisy,
obecně platné podmínky pro všechny zaměstnance, jako je např. výše stravného, kapesného, podmínky pro používání soukromých vozidel, letadel, ubytování, používání tzv. firemních a soukromých platebních karet k úhradám příslušných výdajů,
kdo rozhoduje o výši zálohy na cestovní náhrady, kdy a jak se zaměstnanci záloha poskytuje,
kdy, jak a co musí obsahovat vyúčtování cestovních náhrad,
jak a čím se prokazuje výše jednotlivých druhů cestovních náhrad,
jak se stanoví celková výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady,
kdo kontroluje správnost výše nároku zaměstnance,
jak se nárok zaměstnance vypořádává,
případně další informace organizačního charakteru, jako např. zda a kdy musí být vypracována písemná zpráva z pracovní cesty apod.

Při tvorbě vnitřního předpisu se můžete inspirovat tímto vzorem:

NahoruVnitřní směrnice o poskytování cestovních náhrad

Zaměstnavatel ............................................................. (uvést přesné označení, sídlo, IČO)

zastoupený ....................... (uvést jméno, příjmení, titul a funkci příslušné osoby)

V souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákoník práce), vydávám tuto vnitřní směrnici o poskytování cestovních náhrad.

NahoruI. Úvodní ustanovení

1. Tato vnitřní směrnice stanoví postup pro určování podmínek konání pracovní cesty, poskytování zálohy na cestovní náhrady, vyúčtování a likvidaci nákladů na pracovní cesty zaměstnanců.

2. Za zaměstnance se pro uvedené účely považuje:

a) zaměstnanec v pracovním poměru, tj. v pracovním poměru podle § 33 ZP a dalších,

b) osoby, se kterými byla sjednána dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. dohoda o provedení práce (§ 75 ZP) nebo dohoda o pracovní činnosti (§ 76 ZP) - v těchto případech však lze cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že to bylo v dohodě sjednáno a bylo sjednáno i pravidelné pracoviště,

d) osoby, jejichž příjmy za práci pro společnost jsou příjmy zdaňované podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP"), přestože výkon uvedených činností nemůže být předmětem pracovní smlouvy.

Stejně jako u zaměstnanců se postupuje při poskytování cestovních náhrad u osob, které u zaměstnavatele konají práci v případě tzv. jiných úkonů v obecném zájmu. Jde např. o případy uvedené v ustanoveních:

• § 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon,

• § 15 odst. 9 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách,

• § 78 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích,

• § 53 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích.

Přichází-li uvedené v úvahu, je vhodné to do vnitřního předpisu uvést.

3. Pracovní cestou se podle § 42 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Na pracovní cestu lze zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Pro účely cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje také cesta k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště a zaměstnavatelem nařízená nebo odsouhlasená cesta k výkonu práce do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště mimo rozvrh směn zaměstnance.

Podle příslušných ustanovení zákoníku práce, platných prováděcích předpisů a této vnitřní směrnice se postupuje také při poskytování cestovních náhrad při přeložení nebo dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli (dále jen "pracovní cesta").

4. Pravidelné pracoviště sjednává se zaměstnancem v pracovní smlouvě personální oddělení v návaznosti na sjednané místo výkonu práce, a to po dohodě s vedoucím zaměstnancem, do jehož působnosti bude zaměstnanec organizačně zařazen. Případnou změnu sjednaného pravidelného pracoviště (např. při převedení na jinou práci, do jiného organizačního útvaru, závodu, provozovny, na jiné pracoviště, do působnosti jiného vedoucího zaměstnance apod.) je nutno sjednat se zaměstnancem písemnou dohodou, která je nedílnou součástí pracovní smlouvy. Pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. V místě bydliště může mít zaměstnanec sjednáno pravidelné pracoviště pouze v případě, že druh práce sjednaný v pracovní smlouvě může vykonávat ve svém bytě. Vedoucí zaměstnanci nemohou mít bydliště sjednáno jako pravidelné pracoviště.

(Toto ustanovení je vhodné upravit podle zvyklostí a potřeb zaměstnavatele.)

5. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště, je pro účely cestovních náhrad pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

6. Pracovní cestu nařizuje zaměstnanci nejbližší přímý nadřízený od úrovně vedoucího oddělení (dále jen nařizující zaměstnanec), což stvrzuje podpisem na Cestovním příkazu.

Zahraniční pracovní cestu nařizuje zaměstnanci ředitel nebo jeho zástupce ............ (případně jiný vedoucí zaměstnanec – uvést jeho funkci).

Ke stanovení podmínek konání pracovní cesty a vyúčtování cestovních náhrad se používá tiskopis Cestovní příkaz. Je-li jako dopravní prostředek použito služební vozidlo, jsou podmínky konání pracovní cesty uvedeny na příkazu k jízdě a záznamu o provozu vozidla (kniha jízd) a tiskopis Cestovní příkaz není nutno předem vyplňovat.

(Toto ustanovení je vhodné upravit podle zvyklostí a potřeb zaměstnavatele. Tiskopis cestovní příkaz není nezbytně nutno k nařízení pracovní cesty a podmínek jejího konání používat, v případě používání tiskopisů je vhodné k vnitřnímu předpisu připojit jeho vzor.)

7. Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu určí zaměstnavatel vždy:

a) účel pracovní cesty,

b) datum, hodinu a místo nástupu na pracovní cestu,

c) datum a místo ukončení pracovní cesty,

d) místo výkonu práce,

e) způsob dopravy,

f) další podmínky podle svého uvážení.

Další informace jsou uvedeny v části II. této směrnice.

(Může zde být také např. uvedeno, že pokud je jako místo nástupu na pracovní cestu určena obec, rozumí se tím pracoviště nebo bydliště zaměstnance v této obci. Tím se předejde možným pozdějším problémům při stanovení výše cestovních náhrad.)

NahoruII. Druhy náhrad

1. Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada:

a) jízdních výdajů

b) výdajů za ubytování,

c) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen stravné),

d) zvýšených stravovacích výdajů v zahraničí (dále jen zahraniční stravné),

e) nutných vedlejších výdajů.

2. Náhrada jízdních výdajů

Zaměstnanec, který nařizuje pracovní cestu je povinen určit, jaký dopravní prostředek má zaměstnanec na pracovní cestě použít.

Při určeném použití vlaku má zaměstnanec nárok na úhradu jízdného ve II. vozové třídě. Ve výjimečných případech, pokud je to účelné a opodstatněné, může nařizující zaměstnanec rozhodnout o použití vlaku I. vozové třídy. Použití lehátka nebo lůžka při zahraniční pracovní cestě musí být předem schváleno ........... (uvést funkci vedoucího pracovníka, který o tom může rozhodnout).

O použití letadla nebo vozidla jiného než vozidla zaměstnavatele (dále jen soukromé vozidlo) může být rozhodnuto pouze po předchozím projednání s ředitelem ................ (příp. vedoucím ekonomického úseku apod.).

Při rozhodování, zda zaměstnavatel požádá zaměstnance o použití jeho soukromého vozidla, nebo zda mu nařídí jako dopravní prostředek veřejnou hromadnou dopravu, případně mu před pracovní cestou povolí místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy použití soukromého vozidla, přihlédne zaměstnanec, který pracovní cestu nařizuje k předběžné kalkulaci (porovnání nákladů za použití soukromého vozidla a celkové výše jízdného veřejnou hromadnou dopravou), a to v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti k variantě, která je pro zaměstnavatele výhodnější.